文件修訂控制第 1 部分：管理修訂和創(chuàng )建標準目錄結構
Date: 2020-09-14 16:20:23Source: 志遠翻譯
文件翻譯
文件修訂控制涉及許多要素，包括但不限于：
1.管理文件版本
2.創(chuàng )建標準文件夾目錄結構
3.跟蹤修訂之間的更改
4.建立零件號和文件命名協(xié)定
5.管理文件創(chuàng )建和發(fā)布工作流程中的許多步驟
對于這篇博客文章，以及本系列中關(guān)于修訂控制的其他博客文章，我將重點(diǎn)介紹一些文件，如技術(shù)手冊、營(yíng)銷(xiāo)宣傳材料或培訓材料。
不言而喻，如果您有一個(gè)可行的修訂控制系統，您的生活會(huì )更輕松。不應該再絞盡腦汁去想您把文件存放在哪里，或者想知道您是否有最新版本。但是除此之外，還有許多其他原因需要實(shí)施修訂控制系統，例如：
1.確保您的客戶(hù)可以獲得最新版本
2.不要提供不應該提供的修改
3.保持翻譯文件與英文版本同步
4.如果內容有差異或您有客戶(hù)投訴，請跟蹤從一個(gè)版本到另一個(gè)版本的更改
5.符合 ISO 9001 標準
6.更輕松與其他作家合作
7.滿(mǎn)足法律要求，例如記錄保留
由于關(guān)于版本控制的主題有太多要討論的內容，我將從管理文件版本和創(chuàng )建一個(gè)標準的文件夾目錄結構開(kāi)始。我將在以后的博客文章中討論其他主題，包括一個(gè)關(guān)于 Adobe FrameMaker 版本控制功能的主題，這是一個(gè)用于技術(shù)文件的流行創(chuàng )作工具。
使用版本控制軟件
版本控制是對文件、文件或軟件更改的管理。使用版本控制軟件 (VCS) 是自動(dòng)化版本跟蹤的一種有用方式。有許多不同類(lèi)型的版本控制軟件，包括開(kāi)源和專(zhuān)有軟件。
在文件版本控制的上下文中使用 VCS 的主要好處之一是它可以防止內容被多個(gè)用戶(hù)覆蓋。使用簽入、簽出系統，您可以查看文件是否可用。如果您將文件存儲在沒(méi)有跟蹤機制的文件目錄結構中，內容被覆蓋的可能性更高。您還可以通過(guò)查看日期、作者和注釋來(lái)查看文件的歷史。
使用 VCS 的另一個(gè)好處是您可以回顧文件的早期版本。如果有多人在處理一個(gè)文件，或者一個(gè)文件的新作者將要編寫(xiě)下一個(gè)修訂版，這將是非常有利的。在軟件創(chuàng )建的情況下，開(kāi)發(fā)人員正在創(chuàng )建代碼，如果發(fā)現錯誤，您可以將軟件回滾到以前的版本。
毫無(wú)疑問(wèn)，某樣東西在哪里，哪個(gè)版本是最新的，如果您是一個(gè)工作時(shí)間和地區不同的全球團隊的一員，這一點(diǎn)尤其有用。
如果您沒(méi)有 VCS，一些文件創(chuàng )作程序提供跟蹤功能，您也可以創(chuàng )建手動(dòng)系統。我將在未來(lái)的博客文章中更詳細地討論這一點(diǎn)，該文章將跟蹤修訂之間的變化。
建立文件夾目錄結構
如果不使用版本控制軟件，您可能會(huì )將文件保存在文件夾目錄中。以這種方式管理文件可能會(huì )更具挑戰性，但是如果您有一個(gè)良好的系統并遵循它，您就可以獲得成功。
在目錄結構中管理文件的兩個(gè)主要方面是建立一個(gè)好的文件夾結構與標準的文件夾命名約定。當然，訓練團隊中的每個(gè)人都遵守標準。您所設置文件夾結構的方式將取決于您的業(yè)務(wù)，但一般來(lái)說(shuō)，請考慮以下因素：
1.文件類(lèi)型
2.產(chǎn)品類(lèi)型、名稱(chēng)和版本
3.語(yǔ)言集
4.項目
5.面向內部與外部的文件
6.文件命名約定
在層次結構的頂部設置具有最大信息類(lèi)別的結構，并以特定于項目的文件夾結束。在每個(gè)項目文件夾中，您還應該有一個(gè)標準的文件夾設置。對于項目，請考慮以下事項：
1.變化
2.審閱者評論
3.紅線(xiàn)
4.制圖法
5.項目信息
6.會(huì )議筆記
7.翻譯
8.早期的版本
9.批準
10.草稿
11.最終草案
每個(gè)文件夾中大多數項目的命名約定可能并不太重要，但是您應該有草稿和最終文件的命名約定，以及存儲這些文件的過(guò)程。我將在以后的博客文章中進(jìn)一步討論這個(gè)問(wèn)題。
如果您建立了一個(gè)好的文件夾目錄結構，并且每個(gè)人都遵循它，希望您不會(huì )有太多找不到文件或最新文件的情況。
結論
修訂控制涉及許多組件，例如管理版本控制和使用版本控制軟件，以及建立良好的文件夾結構和標準文件夾命名約定。從我這里尋找未來(lái)關(guān)于版本控制的博客文章。
文件翻譯
文件修訂控制涉及許多要素，包括但不限于：
1.管理文件版本
2.創(chuàng )建標準文件夾目錄結構
3.跟蹤修訂之間的更改
4.建立零件號和文件命名協(xié)定
5.管理文件創(chuàng )建和發(fā)布工作流程中的許多步驟
對于這篇博客文章，以及本系列中關(guān)于修訂控制的其他博客文章，我將重點(diǎn)介紹一些文件，如技術(shù)手冊、營(yíng)銷(xiāo)宣傳材料或培訓材料。
不言而喻，如果您有一個(gè)可行的修訂控制系統，您的生活會(huì )更輕松。不應該再絞盡腦汁去想您把文件存放在哪里，或者想知道您是否有最新版本。但是除此之外，還有許多其他原因需要實(shí)施修訂控制系統，例如：
1.確保您的客戶(hù)可以獲得最新版本
2.不要提供不應該提供的修改
3.保持翻譯文件與英文版本同步
4.如果內容有差異或您有客戶(hù)投訴，請跟蹤從一個(gè)版本到另一個(gè)版本的更改
5.符合 ISO 9001 標準
6.更輕松與其他作家合作
7.滿(mǎn)足法律要求，例如記錄保留
由于關(guān)于版本控制的主題有太多要討論的內容，我將從管理文件版本和創(chuàng )建一個(gè)標準的文件夾目錄結構開(kāi)始。我將在以后的博客文章中討論其他主題，包括一個(gè)關(guān)于 Adobe FrameMaker 版本控制功能的主題，這是一個(gè)用于技術(shù)文件的流行創(chuàng )作工具。
使用版本控制軟件
版本控制是對文件、文件或軟件更改的管理。使用版本控制軟件 (VCS) 是自動(dòng)化版本跟蹤的一種有用方式。有許多不同類(lèi)型的版本控制軟件，包括開(kāi)源和專(zhuān)有軟件。
在文件版本控制的上下文中使用 VCS 的主要好處之一是它可以防止內容被多個(gè)用戶(hù)覆蓋。使用簽入、簽出系統，您可以查看文件是否可用。如果您將文件存儲在沒(méi)有跟蹤機制的文件目錄結構中，內容被覆蓋的可能性更高。您還可以通過(guò)查看日期、作者和注釋來(lái)查看文件的歷史。
使用 VCS 的另一個(gè)好處是您可以回顧文件的早期版本。如果有多人在處理一個(gè)文件，或者一個(gè)文件的新作者將要編寫(xiě)下一個(gè)修訂版，這將是非常有利的。在軟件創(chuàng )建的情況下，開(kāi)發(fā)人員正在創(chuàng )建代碼，如果發(fā)現錯誤，您可以將軟件回滾到以前的版本。
毫無(wú)疑問(wèn)，某樣東西在哪里，哪個(gè)版本是最新的，如果您是一個(gè)工作時(shí)間和地區不同的全球團隊的一員，這一點(diǎn)尤其有用。
如果您沒(méi)有 VCS，一些文件創(chuàng )作程序提供跟蹤功能，您也可以創(chuàng )建手動(dòng)系統。我將在未來(lái)的博客文章中更詳細地討論這一點(diǎn)，該文章將跟蹤修訂之間的變化。
建立文件夾目錄結構
如果不使用版本控制軟件，您可能會(huì )將文件保存在文件夾目錄中。以這種方式管理文件可能會(huì )更具挑戰性，但是如果您有一個(gè)良好的系統并遵循它，您就可以獲得成功。
在目錄結構中管理文件的兩個(gè)主要方面是建立一個(gè)好的文件夾結構與標準的文件夾命名約定。當然，訓練團隊中的每個(gè)人都遵守標準。您所設置文件夾結構的方式將取決于您的業(yè)務(wù)，但一般來(lái)說(shuō)，請考慮以下因素：
1.文件類(lèi)型
2.產(chǎn)品類(lèi)型、名稱(chēng)和版本
3.語(yǔ)言集
4.項目
5.面向內部與外部的文件
6.文件命名約定
在層次結構的頂部設置具有最大信息類(lèi)別的結構，并以特定于項目的文件夾結束。在每個(gè)項目文件夾中，您還應該有一個(gè)標準的文件夾設置。對于項目，請考慮以下事項：
1.變化
2.審閱者評論
3.紅線(xiàn)
4.制圖法
5.項目信息
6.會(huì )議筆記
7.翻譯
8.早期的版本
9.批準
10.草稿
11.最終草案
每個(gè)文件夾中大多數項目的命名約定可能并不太重要，但是您應該有草稿和最終文件的命名約定，以及存儲這些文件的過(guò)程。我將在以后的博客文章中進(jìn)一步討論這個(gè)問(wèn)題。
如果您建立了一個(gè)好的文件夾目錄結構，并且每個(gè)人都遵循它，希望您不會(huì )有太多找不到文件或最新文件的情況。
結論
修訂控制涉及許多組件，例如管理版本控制和使用版本控制軟件，以及建立良好的文件夾結構和標準文件夾命名約定。從我這里尋找未來(lái)關(guān)于版本控制的博客文章。
文件翻譯
The End
