文件修訂控制第 2 部分：跟蹤修訂之間的更改
Date: 2020-09-15 17:01:44Source: 志遠翻譯
文件翻譯
在我的文件修訂控制博客文章系列的這一部分，我將描述在整個(gè)創(chuàng )作流程中關(guān)于修訂控制需要考慮的一些事情。我還會(huì )給您一些關(guān)于版本控制和記錄策略與程序的額外技巧。
在整個(gè)創(chuàng )作流程中管理修訂控制
在之前的博客文章中，我談到了修訂控制的要素，例如管理文件版本、創(chuàng )建標準文件夾目錄結構、跟蹤修訂之間的變化以及建立零件號和文件命名規則。以下是如何在整個(gè)創(chuàng )作流程中實(shí)施這些準則的簡(jiǎn)要說(shuō)明。
啟動(dòng)新項目
如果您要創(chuàng )建新文件或修改現有文件，請遵循您建立的文件零件號約定和文件命名約定準則。您還需要設置文件夾目錄結構。
在審核周期中管理文件
在審校周期中，您不希望審校者認為文件是最終草稿，并將其保存下來(lái)以供重用。為了防止這種情況發(fā)生，在文件上創(chuàng )建某種明顯的標識符，以反映文件是草稿。您可以使用 Adobe Acrobat 添加水印或圖章。您也可以使用創(chuàng )作工具提供的任何功能。
對于審校者來(lái)說(shuō)，了解修訂之間的變化是很有幫助的，這樣他們就知道應該關(guān)注什么，尤其是如果是一份很長(cháng)的技術(shù)文件。
您應該在審校周期內為文件建立一個(gè)命名系統，尤其是如果您通常有多個(gè)審校周期?？梢蕴砑酉?V1、V2 等版本號或者 1、2、3 等一樣簡(jiǎn)單的文件名。例如：
ABC_ 快速入門(mén) _ 英語(yǔ) _10036_A_V1
您還應該創(chuàng )建一個(gè)文件目錄文件夾來(lái)存儲草稿。
最終確定并發(fā)布文件
確定誰(shuí)負責保存最終文件以及存放位置，并遵循標準零件編號和文件命名系統。還要決定如何處理草稿。
其他人可能需要將文件上傳到網(wǎng)站、打印或通過(guò)配置管理發(fā)布。如果是這樣，請確保您與這些組建立了一個(gè)流程，這樣在其他文件夾或其他地方就不會(huì )有多個(gè)版本的文件可用?？紤]創(chuàng )建一個(gè)清單，包括流程和所有步驟。
打印紙質(zhì)副本
如果您為內部團隊（如顧客服務(wù)團隊）打印紙質(zhì)副本，請記錄它們所在的位置，并建立一個(gè)流程，以便在發(fā)布新版本或新文件時(shí)更新它們。
提供溝通計劃
創(chuàng )建內部和外部溝通計劃，讓您的顧客知道文件已經(jīng)更新或創(chuàng )建。如果合適的話(huà)，是修訂版就要說(shuō)明有什么變化。
遵循翻譯文件的標準程序
如果您翻譯文件，請使用文件命名系統并確定主文件的存儲位置。此外，請遵循本節中適用于翻譯文件的任何流程。
管理文件的技巧
以下是我推薦的其他一些東西，可以幫助您管理修訂控制流程。
創(chuàng )建文件主列表
創(chuàng )建所有文件的主列表，包括標題、零件號、版本字母、語(yǔ)言和您可能想要搜索的任何其他信息。擁有一個(gè)可以搜索和參考的列表將有助于您管理文件和處理庫存。這將提供文件集的整體視圖，您可以參考當前版本并管理語(yǔ)言支持。此外，如果產(chǎn)品中有什么變化，您可以很容易地看到哪些文件可能會(huì )受到影響。
記錄策略和程序
我建議寫(xiě)下您所有的修訂控制政策和程序，供團隊遵循。尤其是當您是新來(lái)的時(shí)候，忘記細節是很容易的，所以有一個(gè)參考是有幫助的。當新編寫(xiě)者加入時(shí)，這將幫助他們學(xué)習這個(gè)系統，而不需要花費太多的訓練時(shí)間。
創(chuàng )建文件報廢計劃
我還建議為發(fā)布的文件建立一個(gè)文件報廢計劃和定期審校周期，并將這些納入您的策略和程序文件。我們經(jīng)常忙于關(guān)注即將發(fā)生的事情，以至于忘記了為顧客提供的消費。然而，如果您的網(wǎng)站上有過(guò)時(shí)或錯誤的內容，它會(huì )回頭損害您。顧客可能會(huì )抱怨并開(kāi)始懷疑您提供的信息，這可能最終會(huì )傷害顧客忠誠度或勸阻潛在的新顧客，而且還可能產(chǎn)生法律后果。建立并遵循文件廢棄計劃和審校周期應確保您所掌握的信息是最新的和正確的。
結論
在整個(gè)創(chuàng )作流程中，有許多方法可以管理修訂控制。記錄您的策略和程序將有助于保持一致性。請在我的博客中尋找關(guān)于 Adobe FrameMaker 中修訂控制功能的文章。
文件翻譯
在我的文件修訂控制博客文章系列的這一部分，我將描述在整個(gè)創(chuàng )作流程中關(guān)于修訂控制需要考慮的一些事情。我還會(huì )給您一些關(guān)于版本控制和記錄策略與程序的額外技巧。
在整個(gè)創(chuàng )作流程中管理修訂控制
在之前的博客文章中，我談到了修訂控制的要素，例如管理文件版本、創(chuàng )建標準文件夾目錄結構、跟蹤修訂之間的變化以及建立零件號和文件命名規則。以下是如何在整個(gè)創(chuàng )作流程中實(shí)施這些準則的簡(jiǎn)要說(shuō)明。
啟動(dòng)新項目
如果您要創(chuàng )建新文件或修改現有文件，請遵循您建立的文件零件號約定和文件命名約定準則。您還需要設置文件夾目錄結構。
在審核周期中管理文件
在審校周期中，您不希望審校者認為文件是最終草稿，并將其保存下來(lái)以供重用。為了防止這種情況發(fā)生，在文件上創(chuàng )建某種明顯的標識符，以反映文件是草稿。您可以使用 Adobe Acrobat 添加水印或圖章。您也可以使用創(chuàng )作工具提供的任何功能。
對于審校者來(lái)說(shuō)，了解修訂之間的變化是很有幫助的，這樣他們就知道應該關(guān)注什么，尤其是如果是一份很長(cháng)的技術(shù)文件。
您應該在審校周期內為文件建立一個(gè)命名系統，尤其是如果您通常有多個(gè)審校周期?？梢蕴砑酉?V1、V2 等版本號或者 1、2、3 等一樣簡(jiǎn)單的文件名。例如：
ABC_ 快速入門(mén) _ 英語(yǔ) _10036_A_V1
您還應該創(chuàng )建一個(gè)文件目錄文件夾來(lái)存儲草稿。
最終確定并發(fā)布文件
確定誰(shuí)負責保存最終文件以及存放位置，并遵循標準零件編號和文件命名系統。還要決定如何處理草稿。
其他人可能需要將文件上傳到網(wǎng)站、打印或通過(guò)配置管理發(fā)布。如果是這樣，請確保您與這些組建立了一個(gè)流程，這樣在其他文件夾或其他地方就不會(huì )有多個(gè)版本的文件可用?？紤]創(chuàng )建一個(gè)清單，包括流程和所有步驟。
打印紙質(zhì)副本
如果您為內部團隊（如顧客服務(wù)團隊）打印紙質(zhì)副本，請記錄它們所在的位置，并建立一個(gè)流程，以便在發(fā)布新版本或新文件時(shí)更新它們。
提供溝通計劃
創(chuàng )建內部和外部溝通計劃，讓您的顧客知道文件已經(jīng)更新或創(chuàng )建。如果合適的話(huà)，是修訂版就要說(shuō)明有什么變化。
遵循翻譯文件的標準程序
如果您翻譯文件，請使用文件命名系統并確定主文件的存儲位置。此外，請遵循本節中適用于翻譯文件的任何流程。
管理文件的技巧
以下是我推薦的其他一些東西，可以幫助您管理修訂控制流程。
創(chuàng )建文件主列表
創(chuàng )建所有文件的主列表，包括標題、零件號、版本字母、語(yǔ)言和您可能想要搜索的任何其他信息。擁有一個(gè)可以搜索和參考的列表將有助于您管理文件和處理庫存。這將提供文件集的整體視圖，您可以參考當前版本并管理語(yǔ)言支持。此外，如果產(chǎn)品中有什么變化，您可以很容易地看到哪些文件可能會(huì )受到影響。
記錄策略和程序
我建議寫(xiě)下您所有的修訂控制政策和程序，供團隊遵循。尤其是當您是新來(lái)的時(shí)候，忘記細節是很容易的，所以有一個(gè)參考是有幫助的。當新編寫(xiě)者加入時(shí)，這將幫助他們學(xué)習這個(gè)系統，而不需要花費太多的訓練時(shí)間。
創(chuàng )建文件報廢計劃
我還建議為發(fā)布的文件建立一個(gè)文件報廢計劃和定期審校周期，并將這些納入您的策略和程序文件。我們經(jīng)常忙于關(guān)注即將發(fā)生的事情，以至于忘記了為顧客提供的消費。然而，如果您的網(wǎng)站上有過(guò)時(shí)或錯誤的內容，它會(huì )回頭損害您。顧客可能會(huì )抱怨并開(kāi)始懷疑您提供的信息，這可能最終會(huì )傷害顧客忠誠度或勸阻潛在的新顧客，而且還可能產(chǎn)生法律后果。建立并遵循文件廢棄計劃和審校周期應確保您所掌握的信息是最新的和正確的。
結論
在整個(gè)創(chuàng )作流程中，有許多方法可以管理修訂控制。記錄您的策略和程序將有助于保持一致性。請在我的博客中尋找關(guān)于 Adobe FrameMaker 中修訂控制功能的文章。
文件翻譯
The End
