翻譯項目管理

文件翻譯
為了解開(kāi)翻譯項目管理的謎團，這篇博客文章的內容將涵蓋翻譯代理項目經(jīng)理的典型職責以及他們在典型的文件翻譯項目中必須執行的常見(jiàn)任務(wù)。軟件翻譯或網(wǎng)站翻譯項目的范圍只會(huì )略有不同。

一些剛開(kāi)始接觸翻譯的客戶(hù)認為，一定有某種軟件解決方案，可以完全“自動(dòng)化”進(jìn)行翻譯或完成本地化項目的項目管理。正如這個(gè)系列博客文章所指出的，軟件或自動(dòng)化不能取代人類(lèi)項目經(jīng)理，因為項目變量、需求、項目范圍的例外等眾多因素，人類(lèi)項目經(jīng)理是流程中不可或缺的因素。


什么是翻譯項目管理？
翻譯和本地化項目中的項目管理包括識別需求、組織項目計劃，然后確保和管理人力資源以成功完成和交付項目。這些任務(wù)的難度和相關(guān)挑戰因項目而異。

項目管理準備：項目經(jīng)理根據客戶(hù)的要求，通過(guò)對項目范圍的充分理解來(lái)開(kāi)始翻譯項目。然后，他們細化項目需求，以確保準確性?；緛?lái)說(shuō)，翻譯項目經(jīng)理必須準確地規劃出如何執行工作。

確定項目資源：項目經(jīng)理必須確定什么類(lèi)型的人力資源（語(yǔ)言專(zhuān)家、工程師等）。并且將根據項目所需的特點(diǎn)來(lái)統籌資源。創(chuàng )建項目計劃時(shí)必須考慮的因素有：(a) 根據項目的規模和時(shí)間，決定需要多少團隊成員，(b) 有多少種語(yǔ)言，以及 (c) 需要什么類(lèi)型的資源：語(yǔ)言、工程或生產(chǎn)（桌面出版）。是否需要特定行業(yè)或使用工具的經(jīng)驗？

創(chuàng )建項目藍圖：項目經(jīng)理隨后將使用他們的項目管理軟件（Global Project Management Software，或者如 ATA 使用的是 GPMS）：這將使他們能夠輸入所有的要求和資源，從而能夠在他們進(jìn)行翻譯 / 本地化過(guò)程時(shí)跟蹤項目預算和文件的預計周期。他們還將制定項目進(jìn)度表，并在項目規范中明確客戶(hù)的期望。

項目文件管理：項目經(jīng)理必須檢查源文件，以確定各種因素。他們必須確定文本和圖形文件的格式，因為這將決定生產(chǎn)和多語(yǔ)言桌面出版可能需要哪些軟件和人員。在文件翻譯中，文件格式將對此產(chǎn)生很大影響。例如，這些文件是非結構化的 FrameMaker 還是 XML 格式？

為團隊起草項目說(shuō)明：項目經(jīng)理必須為其內部團隊定義并提供項目計劃，該計劃包括清晰的書(shū)面項目說(shuō)明和完成時(shí)間點(diǎn)。這些說(shuō)明可能包括客戶(hù)定義的精確標準列表。文件翻譯項目的項目說(shuō)明示例是對應于每種目標語(yǔ)言的頁(yè)腳列表。

內部團隊項目啟動(dòng)會(huì )議：一旦項目說(shuō)明完成，項目經(jīng)理將會(huì )安排一次內部團隊項目啟動(dòng)會(huì )議。內部啟動(dòng)會(huì )議確保所有團隊成員了解需要做什么以及任何特殊的客戶(hù)需求。

行業(yè)主題專(zhuān)家和團隊中的專(zhuān)家可以識別和標記需要在會(huì )議期間提請客戶(hù)注意的技術(shù)問(wèn)題。示例可以包括用僅在點(diǎn)陣圖格式中可用的文本識別圖形；可能需要 Illustrator 或 Photoshop 的源文件。然后，項目經(jīng)理根據內部團隊反饋完善項目需求，并為客戶(hù)啟動(dòng)會(huì )議做準備。

客戶(hù)項目啟動(dòng)會(huì )議：在這次會(huì )議中，項目經(jīng)理討論團隊將如何完成項目目標，并確認最終的項目交付成果。他們還將提請客戶(hù)注意在內部團隊啟動(dòng)會(huì )議中發(fā)現的任何生產(chǎn)或工程問(wèn)題，以便澄清和解決。

項目資源分配：一旦項目經(jīng)理確定并驗證了項目范圍、時(shí)間表和預算，下一個(gè)主要任務(wù)就是確定根據項目規模和交付日期而調整人力資源。項目經(jīng)理必須根據范圍、時(shí)間和預算角度來(lái)計劃項目。項目經(jīng)理的主要目標是優(yōu)化人力資源的分配和實(shí)施，以最具成本效益的方式實(shí)現預算和交付日期目標。在新項目中，項目經(jīng)理可能會(huì )與供應方管理層合作，以找到合適的資源。

語(yǔ)言資源可能在常駐翻譯服務(wù)團隊之外，并且可能位于不同國家或地區。所有這些都將被納入項目進(jìn)度表。在許多情況下，合格的翻譯機構項目經(jīng)理不需要親自去供應方管理部門(mén)，因為他們過(guò)去與客戶(hù)的關(guān)系以及重復的項目需求將使他們能夠簡(jiǎn)單地“知道”與哪些供應商合作。

項目問(wèn)題升級：翻譯機構項目經(jīng)理是負責升級項目過(guò)程中出現的問(wèn)題以供解決的主要負責人。發(fā)生問(wèn)題或項目異常時(shí)，團隊成員將向項目經(jīng)理傳達。一個(gè)例子可能是語(yǔ)言專(zhuān)家發(fā)現了“截短的”文本。項目經(jīng)理將迅速確定誰(shuí)能解決問(wèn)題，以及下一步要完成的解決方案。項目經(jīng)理還必須隨時(shí)向客戶(hù)通報任何需要客戶(hù)投入解決的問(wèn)題。

客戶(hù)溝通：項目經(jīng)理通過(guò)自動(dòng)狀態(tài)更新、項目報告等，讓客戶(hù)了解項目進(jìn)展的最新情況。在許多情況下，項目經(jīng)理必須根據團隊成員和語(yǔ)言供應方的反饋向客戶(hù)解釋具有高度技術(shù)性的問(wèn)題。

項目經(jīng)理在收到溝通時(shí)會(huì )對其進(jìn)行跟蹤和記錄，以便為將來(lái)的項目更新做好記錄。根據團隊成員所在的時(shí)區，需要跟蹤的溝通可能在項目經(jīng)理一天的很早或很晚才收到。

項目交付：隨著(zhù)翻譯項目接近完成，項目經(jīng)理有幾個(gè)步驟要完成，以確保交付是完整的，并符合原始項目規范。

最終文件檢查：如果有 32 個(gè)特定格式的源文件，那么在項目交付階段必須有 32 個(gè)相同格式的目標語(yǔ)言文件。項目經(jīng)理必須為項目交付準備文件，并通過(guò)首選渠道（翻譯公司的翻譯門(mén)戶(hù)或客戶(hù)的文件傳輸協(xié)議網(wǎng)站）設置交付給客戶(hù)。

客戶(hù)審查和最終修訂：許多翻譯項目需要客戶(hù)的內部審查，甚至國內審查 (ICR)。在這種情況下，請求的更改和修訂會(huì )從客戶(hù)端返回，并需要對可交付文件進(jìn)行最終編輯。項目經(jīng)理整理所有請求的變更，然后將評論和更正傳回制作團隊。最終更新的文件由項目經(jīng)理在實(shí)施和審查修訂后交付給客戶(hù)。

翻譯項目后評估：大型項目需要在項目完成后與客戶(hù)舉行項目后評估或“事后”復盤(pán)會(huì )議。項目經(jīng)理將記錄和記錄以下問(wèn)題：

客戶(hù)有什么更改，為什么要求更改？
確保在翻譯項目管理系統中記錄并保存客戶(hù)反饋作為注釋?zhuān)ˋTA 使用的是 GPMS）
確保文件已正確歸檔，以備將來(lái)使用。

為什么翻譯項目管理對項目成功至關(guān)重要
顯然，在這一連串的事件中，有許多地方的溝通可能會(huì )中斷，或者可能會(huì )出錯。合格的翻譯公司和本地化項目經(jīng)理有同步的流程來(lái)幫助防止錯誤的發(fā)生。

一名合格項目經(jīng)理的“人的因素”對翻譯項目的成功是絕對必要的。在某些方面，項目經(jīng)理充當“煙霧探測器”的角色，感知可能影響項目預算或交付日期的偏差的預警信號。簡(jiǎn)而言之，項目管理對客戶(hù)來(lái)說(shuō)是一項與實(shí)際翻譯服務(wù)一樣有價(jià)值的服務(wù)，而翻譯服務(wù)是項目的重點(diǎn)。

在為您的翻譯或本地化項目選擇翻譯公司時(shí)，您應該要求介紹給您的潛在項目經(jīng)理。這位有價(jià)值且必不可少的團隊成員將是您從項目開(kāi)始到結束的主要聯(lián)系人。
 


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