北京翻譯項目管理的11 項挑戰

文件翻譯
項目管理是成功的翻譯和本地化項目的關(guān)鍵之一。您的翻譯機構將指派一名合格的項目經(jīng)理來(lái)領(lǐng)導翻譯團隊的工作，并協(xié)商溝通，以達到關(guān)鍵的項目目標并成功地交付項目。
對網(wǎng)站翻譯、軟件翻譯和文件翻譯項目不熟悉的顧客經(jīng)常會(huì )不清楚自己的責任，即以正確的文件格式交付明確定義過(guò)的內容，并向翻譯公司提供合理的指導說(shuō)明。這篇博文講述了 11 項常見(jiàn)的翻譯項目管理挑戰的前半部分以及最佳實(shí)踐的建議。您可以在此查看本系列的第二篇也是最后一篇博客文章：《11 項翻譯項目的項目管理挑戰 第二部分》(11 Project Management Challenges for Translation Projects, Part 2)。
1. 所提交的用于翻譯分析和項目報價(jià)的源文件不完整
成本估算（報價(jià)）是大多數翻譯項目的第一步，這需要進(jìn)行全面分析，以獲得準確的翻譯字數。它不僅需要一整套包含文本內容的源文件，還需要一整套圖形文件（屏幕截圖或插圖）。許多趕時(shí)間或不熟悉自己遺留項目的顧客會(huì )向他們的翻譯機構提交不完整的源文件。丟失的文件五花八門(mén)，從文件項目中的附錄到需要翻譯和本地化的屏幕截圖，都有可能。有些配音 (VO) 項目的顧客甚至在沒(méi)有提供期限和劇本的情況下就要求給出報價(jià)。
顧客通常有一種錯誤印象，即翻譯機構在瀏覽檢查源文件的 PDF 輸出后，就可以生成準確報價(jià)。雖然只使用 PDF 文件的確可以生成一個(gè)“近似”的估計，但實(shí)際的翻譯項目和最終準確的報價(jià)卻仍舊需要本地文件格式的源文件。
如果您是第一次提交文件，那么請在您的內部找一位行業(yè)專(zhuān)家（例如了解您的創(chuàng )作或 web 創(chuàng )建平臺或技術(shù)的員工），以確認您已經(jīng)找到了所有必需的源內容文件。這有助于您的語(yǔ)言服務(wù)提供方準確確定需要翻譯和本地化的內容。

2. 提交不需要翻譯的文件
“趕時(shí)間”的顧客經(jīng)常向他們的語(yǔ)言服務(wù)提供方提交帶有不需要翻譯文件的目錄結構。這不僅發(fā)生在顧客時(shí)間緊迫的時(shí)候，也發(fā)生在顧客必須要求翻譯報價(jià)又不熟悉項目的時(shí)候。顯然，向翻譯公司提交不必要的文件會(huì )增加字數，因而增加您的預計成本。并且不需要的文件還可能會(huì )延緩溝通進(jìn)程、延遲報價(jià)或拖延項目進(jìn)度。
解決方案：如果您需要翻譯報價(jià)，并且又沒(méi)有親自使用所涉及的創(chuàng )作或內容創(chuàng )建軟件，那么可以請團隊內部的專(zhuān)家掃描您收集的文件，以查找是否有應該從目錄中刪除的任何不必要文件，然后再將它們提交給您的翻譯提供方。這將避免大量的混亂和不必要的項目時(shí)間浪費。
3. 沒(méi)有為文件分析提供翻譯記憶 (TM)
顧客有時(shí)會(huì )忘記，他們在項目早期版本的翻譯過(guò)程中就已經(jīng)創(chuàng )建了翻譯記憶庫。將源文件和 TM 一起提交給翻譯公司進(jìn)行分析，然后再獲得準確的字數和最佳利用方案，這一點(diǎn)至關(guān)重要。任何可信的翻譯機構都會(huì )在項目報價(jià)時(shí)問(wèn)您是否有 TM。但是請注意，如果您忽略了 TM，有少數語(yǔ)言服務(wù)提供方會(huì )非常樂(lè )意順勢而為，直接向您收取更高的費用，因為您的“新單詞”量更高。
4. 錯誤估計了精確報價(jià)的文件分析時(shí)間
一些顧客由于面臨的內部壓力，會(huì )要求立即獲得成本估算、“現交現報”地完成一個(gè)多語(yǔ)言項目報價(jià)。這在項目是頁(yè)數少、圖形豐富的多語(yǔ)言項目的創(chuàng )意廣告公司中更常見(jiàn)?？s減翻譯機構用于源文件分析的時(shí)間只會(huì )產(chǎn)出不準確的估計結果，并且還會(huì )使您在項目時(shí)間和成本預期上收到不正確的建議。
5. 對翻譯項目不切實(shí)際的“加急”期盼
幾乎任何顧客都可能偶爾需要處理一個(gè)“加急”的翻譯項目。產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的意外延遲可能會(huì )推遲翻譯和本地化的時(shí)間表，并迫使完成多語(yǔ)言項目的可用天數減少。通常，緊急項目的溢價(jià)高達 35%，以此彌補消耗額外資源帶來(lái)的成本。但請注意，您的翻譯合作伙伴并不能總是在很少或根本沒(méi)有準備的情況下召集額外的團隊成員來(lái)完成您的項目。
經(jīng)驗之談：如果您意識到您的項目原本的時(shí)間目標已經(jīng)不能實(shí)現了，并且一個(gè)加急的翻譯項目可能是必要的，那么請盡可能提前通知您的翻譯伙伴。這將允許您的翻譯項目經(jīng)理在為時(shí)已晚之前修改資源規劃，以為您的項目留出額外人數。
6. 忽視對術(shù)語(yǔ)表的需求
詞匯表開(kāi)發(fā)是多語(yǔ)言項目中必不可少的第一步，它能確保翻譯的一致性，并確保您的意圖能以所有目標語(yǔ)言的形式正確地傳達給受眾。如果您還沒(méi)有術(shù)語(yǔ)表，一家享有盛名的翻譯機構會(huì )在報價(jià)中包括術(shù)語(yǔ)表的開(kāi)發(fā)。一旦您建立了一個(gè)術(shù)語(yǔ)表，就可以在未來(lái)不斷對它進(jìn)行迭代更新，這在時(shí)間和成本上對您都大有裨益。
不熟悉網(wǎng)站翻譯、軟件翻譯和文件翻譯項目的顧客經(jīng)常不清楚自己的職責，即以正確的文件格式交付明確定義過(guò)的內容，并向翻譯機構提供具體說(shuō)明。項目管理是成功的翻譯和本地化項目的關(guān)鍵組成部分。
我們在之前的博文《11 項翻譯項目的項目管理挑戰 第一部分》中討論了，您的翻譯機構將如何指派一名合格的項目經(jīng)理來(lái)領(lǐng)導您的翻譯團隊。第一部分涉及的問(wèn)題包括：提交文件缺失、忽略提交翻譯記憶以進(jìn)行文件分析、錯誤理解時(shí)間框架、對加急處理項目的不切實(shí)期望以及忽視翻譯項目對術(shù)語(yǔ)表的需求。這篇博文則繼續講述了 11 項常見(jiàn)翻譯項目管理挑戰的后半部分以及最佳實(shí)踐的建議。

7. 文件命名與目錄結構不一致

有時(shí)候，顧客進(jìn)行報價(jià)時(shí)提交的文件名和目錄結構與付費翻譯項目中使用的實(shí)際源文件有很大不同。顯然，您不應該指望您的項目經(jīng)理和翻譯團隊可以“猜出”最終處理的那些文件中，哪些等同于報價(jià)分析時(shí)的那些文件。當目錄結構和文件具有不一致的命名規范時(shí)，誤解可能會(huì )貫穿翻譯過(guò)程的整個(gè)“供應鏈”。
解決方案：請與您的內部團隊建立標準文件結構和命名約定，并將這些標準告知您的項目經(jīng)理。另一個(gè)應該做的決定是，您是否希望交付的譯后文件與英文源文件具有相同的名稱(chēng)（例如 chap_01.fm），還是您希望用語(yǔ)言標識符重命名文件（例如 DE_chap_01.fm）。

8. 取消翻譯項目啟動(dòng)會(huì )議

顧客因最后一分鐘出現日程沖突而取消參加翻譯項目啟動(dòng)會(huì )議的情況并不少見(jiàn)。這其實(shí)違背了顧客的最大利益。翻譯項目啟動(dòng)會(huì )議是您了解團隊成員和進(jìn)行提問(wèn)的好時(shí)機。這也是您的翻譯團隊在工作開(kāi)始前說(shuō)明您的目標和指導方針的主要機會(huì )。許多問(wèn)題可以通過(guò)在項目目標上建立相互理解來(lái)避免。如果所有問(wèn)題都沒(méi)能得到解決，誤解就會(huì )接踵而至，而到了項目中期，再進(jìn)行糾正的難度可能就會(huì )因涉及的目標語(yǔ)言的數量被放大。

9. 預測譯員的休假時(shí)間表

您翻譯項目中的大多數語(yǔ)言學(xué)家可能居住在北美之外，或者在其他時(shí)區工作。您在制定翻譯項目時(shí)間表時(shí)就需要考慮其他國家共有的假期和休假時(shí)間表。例如，許多穆斯林國家在星期五和星期六慶祝他們的周末：星期天是工作日。中國大部分地區在春節、端午節和其他在美國不太知名的節日期間會(huì )關(guān)閉幾天。歐洲大部分地區的人們在八月的大部分時(shí)間都在度假。
您的項目經(jīng)理將建議您一年中可能影響您項目進(jìn)度的某些時(shí)間，并要求您多花幾個(gè)工作日來(lái)完成您的翻譯項目。最佳實(shí)踐：提前幾周讓您的項目經(jīng)理知道任何即將到來(lái)的項目，這些項目可能與世界其他地方的“停工時(shí)間”重合。

10. 在電子郵件交流中使用與主題相關(guān)的標題

盡管這個(gè)建議看起來(lái)不需要提大家也知道，但它卻是溝通失敗的主要原因之一。即使提供翻譯門(mén)戶(hù)來(lái)減少或消除顧客使用電子郵件的機會(huì )，項目中也還是總會(huì )有“匆忙”的顧客感覺(jué)不得不通過(guò)電子郵件提出請求。許多事務(wù)繁忙的人只會(huì )查看項目經(jīng)理發(fā)送的最新一批電子郵件，然后就回復，并且還在郵件正文中嵌入一個(gè)與主題完全無(wú)關(guān)的請求。這可能會(huì )使項目目標或項目范圍請求在不相關(guān)的電子郵件中“丟失”，從而使得項目面臨失敗的風(fēng)險。
經(jīng)驗之談：當通過(guò)電子郵件提出任何對您的翻譯項目至關(guān)重要的額外請求時(shí)，請一定要用一個(gè)新的、相關(guān)的主題寫(xiě)一封新的電子郵件。

11. 項目范圍改變

項目經(jīng)理或顧客可能會(huì )發(fā)現需要更改項目范圍。翻譯公司的項目經(jīng)理可能會(huì )發(fā)現用于報價(jià)的文件中之前未發(fā)現的問(wèn)題，或者圖形地圖可能包含必須本地化的文本，此時(shí)項目就必須增加額外的時(shí)間和費用。
翻譯項目開(kāi)始后（或指導方針改變后），如果顧客發(fā)現需要添加額外的內容，那，那么他就應該盡快告知項目經(jīng)理。項目范圍的變更可能需要消耗額外的資源，并且肯定會(huì )影響項目進(jìn)度，還可能會(huì )延遲項目的完成。因此項目經(jīng)理越早得知變化，就越有余力及時(shí)完成項目。

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